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庆典服务

会议庆典

发布时间: 2018-04-27 09:52 


会议安排细则

      (一)会议分工

  会议应视情况明确设定秘书组、会务组、后勤医疗组、保卫组等工作组,重要会议可设专职服务员,并请后勤、保卫等人员做好治安、救护、餐卫等项工作。
       1、秘书组
       其主要任务是负责会议讲话稿、会议议程、会议指南等材料的整理、报审及会议的报道宣传工作,并协助会务组做好相应工作。
       2、会务组
       其主要任务是负责会议会务工作,包括:(1)下达会议通知;(2)负责报道登记,发放入场证件、纪念品和会议相关材料等;(3)迎送、接待主讲人,负责食宿安排;(4)支付各类费用;(5)财务结算。
       3、保卫组组织人员对会场进行安全检查,疏通通道,开启安全门等,同时协助会务组做好相应工作。
       4、后勤医疗组:做好会议期间人员的应急医疗工作。
       在整体运作过程中秘书组、会务组等各司其职,但又需要默契配合,互相支援,形成一个整体,******会议顺利进行。

(二)会议通知

  1、通知应简明******,主要包括会议内容、参会人员范围、时间、会期、开会和报到地点、是否需要报名单、联系人及电话等。
       2、通知发出后,应即落实有关负责人是否收到,并统计好参会人数。若需报名单,则要注意统计姓名、性别、职务等项。
       3、大型会议应当印制会议指南。内容包括参会人员及会务人员的姓名、单位、职务、房间号和***餐时间、地点以及其他注意事项等内容。(会议秩序册应在参会人员报到时发放)
       4、需分组座谈的,应指定座谈地点、召集人等。
     (三)会议材料准备
       1、会议材料准备包括领导讲话、主持词、典型发言、会议议程等。应注意材料的数量、篇幅与会议时间安排一致。会议材料均应经相关领导阅知,会前送交讲话者本人。
       2、会务人员应对材料的印刷、装订把好关,应注意是否齐全。如有可能,会务人员应与相关处室逐页核对。主持人、讲话人对材料的纸张、字号大小等有特殊要求的,均应尽量满足其要求。
     (四)会场布置
       会场布置应包括以下各项:落实会场场地、会标悬挂、电源、灯光、音响、投影、录音录象设备、饮水器具、主席台和会议桌上物品摆放、座次排列、空调设备及安全出入等。(要做好后备电源、扩音设备及值班电工等应急安排)
       1、会场布置形式
       会场布置形式可根据会议的内容、发言人及参会人员数量而定。会议内容主要为传达文件,而发言人数量较少、参会人数又较多时,宜采取分排式***座。座谈或听取汇报的会议,宜采取圆桌式***座。
       2、座次排列
       座位的顺序一般以座位的面向为准,先中间,后左、右,依次向两边摆放。对人员的座次排列、人员排序均有严格要求。一般规律应是:
     (1)职能部门对排名有详细规定的,以其排列的顺序为准。
     (2)同等职位的,按任实职时间为先;不在职的同志,根据场合酌情排列。
     (3)上级来人参加会议时,应根据来人的身份及在整个会议议程中的位置(看谁做主要讲话)酌情排列。
       3、席签
       席签是与会人员身份的标志。既充分体现对该座人员的尊重,同时有清点人数的作用。座签一般应当用浅红色纸、黑字书写。应写清该座位人员的姓名(核实无误)或单位名称。
       4、会场环境。
       根据不同类型的会议酌情布置会标、条幅、鲜花等物品,营造庄严、肃穆、热烈等不同风格的会场气氛。还应留意会场是否具有安全出入之通道。
       5、灯光音响
       灯光的亮度要适宜,台上光线一般要比台下亮一些。晚上开会要做好停电的应急准备工作。
       音响是******会议开好的重要手段。话筒的数量应根据会场座位的摆放及发言人的多少而定。音响及话筒应逐一调试,必要时要请音响人员专司此责。
       6、空调、通风设备
       适宜的温度及清新的空气是确保会议成功的重要因素,会务人员应在开会之前调节好气温。夏季室内气温高时,应考虑准备折扇等物品。
       7、桌上摆放物品
       主席台摆放的会议材料,必须由会务人员对其是否齐全、页码、印刷及装订质量等逐一检查。(必要时准备了记录用笔及笔记本等)
       准备好茶水、矿泉水等物品。如会场空间小,可使用饮水机。会场空间大,可逐桌摆放热水瓶。如会议规格高,参会人员较少,应由工作人员负责倒水。


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